Kącik ZUS

Co mam zrobić, gdy mój lekarz popełnił jakiś błąd podczas wystawiania zwolnienia lekarskiego przez Internet i ono zostanie zwrócone przez ZUS do poprawienia? Czy ja dostanę jakąś informację na ten temat? Zastanawiałam się, czy przypadkiem wtedy nie muszę jeszcze raz iść do lekarza, by wystawił mi ponownie zwolnienie?

Zwolnienia elektroniczne (e-ZLA) nie są zwracane lekarzom do korekty. Jeśli jednak lekarz stwierdzi nieważność zaświadczenia lekarskiego, w którym został popełniony błąd, powiadamia o tym pacjenta (ubezpieczonego) w formie pisemnej. Zawiadamia go równocześnie o obowiązku doręczenia tej informacji płatnikowi składek, jeśli płatnik nie posiada profilu na Platformie Usług Elektronicznych ZUS. Jeżeli płatnik składek posiada profil na PUE ZUS, informacja o unieważnieniu błędnego zwolnienia zostanie przekazana przez ZUS na profil płatnika. Zatem jeśli Pani pracodawca ma swoje konto elektroniczne w ZUS wtedy wszystko odbywa się elektronicznie, w innej sytuacji dostanie pani od lekarza pismo i musi je sama doręczyć swojemu pracodawcy. Gdy lekarz po unieważnieniu błędnego zwolnienia wystawi dla Pani nowe elektroniczne, to wydruk tego nowego zaświadczenia lekarskiego, a Pani firma nie ma konta elektronicznego PUE, wtedy lekarz da Pani wydruk zwolnienie i poinformuje równocześnie o obowiązku doręczenia wydruku nowego zaświadczenia lekarskiego do zakładu pracy. Jeśli ma Pani jakieś wątpliwości zawsze na wizycie u lekarza może go Pani poprosić o wydruk zwolnienia, które wystawił w sieci.

Słyszałem, że od nowego roku za pracowników, których zatrudniam będę mógł krócej przechowywać dokumentacje kadrowo-płacową. Czy to prawa? Kiedy pracownik dowie się, że będę krócej trzymał jego dokumenty, czy jako pracodawca muszę go o tym powiadomić?

Pytania składa się z dwóch zagadnień dlatego najpierw odpowiem na dwa pierwsze, a następnie na ostatnie. Zatem prawdą jest, że skróci się okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, ale nie za wszystkich pracowników. Obowiązujące od 1 stycznia przepisy pozwalają na skrócenie przechowywania dokumentacji pracowniczej z 50 lat do 10-letniego okresu. Krótszy okres będzie obowiązywał we wszystkich stosunkach pracy, które rozpoczną się po wejściu w życie ustawy, czyli od 1 stycznia 2019 roku. Możliwe będzie też skrócenie okresu przechowywania dokumentacji z 50 do 10 lat w przypadku wszystkich, którzy rozpoczęli pracę między 1 stycznia 1999 roku, a 31 grudnia 2018 roku. Okres przechowywania dokumentacji dla osób zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 roku będzie nadal wynosił co do zasady 50 lat.

Jeśli chodzi o informację dla pracownika, to poniżej postaram się wyjaśnić, jak to będzie wyglądało teraz w związku z nowymi przepisami.

Jeżeli pracownik zostanie zatrudniony po dniu wejścia w życia ustawy, po zakończeniu pracy u danego pracodawcy otrzyma wraz ze świadectwem pracy informację o:

– okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej,

– możliwości odbioru dokumentacji po upływie okresu jej przechowywania,

– zniszczeniu jego dokumentacji, jeżeli jej nie odbierze w wyznaczonym terminie.

Jeżeli pracownik zatrudniony po 1 stycznia 1999 roku, a przed dniem wejścia w życie ustawy nie otrzymał żadnej informacji od ZUS ani pracodawcy dotyczącej okresu przechowywania, jego dokumentacja będzie przechowywana przez 50 lat od daty zakończenia stosunku pracy.

Jeżeli jednak pracodawca zdecyduje się na składanie raportów informacyjnych, to pracownik, który został zatrudniony w tym okresie, otrzyma po zakończeniu pracy kopię przekazanego za niego raportu informacyjnego oraz otrzyma informację o:

– okresie przechowywania dokumentacji;

– prawie do odbioru dokumentacji po upływie okresu przechowywania;

– prawie do uzyskania kopii dokumentacji.

W sytuacji gdy pracownik zatrudniony w tym okresie już nie pracuje u danego pracodawcy, dowie się o złożeniu za niego raportu informacyjnego i skróceniu okresu przechowywania dokumentacji z informacji o stanie konta ubezpieczonego lub z rocznego obliczenia podatku przysyłanych co roku przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych.