RODO pod kontrolą z T2T System
Właściciel hurtowni, w przekonaniu, że spełnia wymagania RODO, kazał pracownikom wysyłać do wszystkich współpracujących firm tzw. umowy o powierzenie danych osobowych. Poświęcił wiele czasu i pieniędzy na wygenerowanie setek dokumentów, które następnie firmy musiały podpisać i odesłać. A cała ta mozolna praca okazała się zupełnie niepotrzebna!
Dziś nieco opadł kurz wzniecany nadinterpretacją przepisów rozporządzenia o ochronie danych. Ciągle jednak zdarzają się sytuacje, w których RODO psuje nam krew. – Znamy wiele takich przypadków. Na przykład przedsiębiorca wysyła pracownika po odbiór materiałów, a pracownik, by odebrać materiał, musi się wylegitymować. Zdaniem przedsiębiorcy nastąpiło udostępnienie danych osobowych do przetwarzania, więc generował i rozsyłał umowy o powierzeniu danych osobowych wszystkim kontrahentom – opowiada specjalistka ds. współpracy z klientem w T2T System w Nędzy Joanna Urban. Ustawa nie wymaga takich działań, a przedsiębiorca niepotrzebnie traci czas i pieniądze.
Jeszcze przed 25 maja 2018 r. istniał w Polsce obowiązek – wynikający z ustawy – ochrony danych osobowych. RODO powstało przede wszystkim po to, by skuteczniej bronić interesów osób fizycznych, a nie by utrudniać życie przedsiębiorcom.
Nieznajomość RODO męczy klientów
– Spotkaliśmy się z sytuacją, kiedy sprzedawca w sklepie, zanim obsłużył klienta, wymagał od niego podpisania oświadczenia o zapoznaniu się z klauzulą informacyjną. To absurd. Takie postępowanie zniechęca i odstrasza klientów, a firmie przynosi straty – przestrzega przedstawicielka T2T System.
Nawet kilka razy w tygodniu przedsiębiorcy zwracają się do T2T System z pytaniem, jak mają postępować w takiej czy innej sytuacji związanej z przetwarzaniem danych osobowych. – Tak naprawdę niewiele osób wie, jak dostosować firmę do RODO, działają po omacku, czy też korzystają z „gotowców” kupowanych w Internecie – mówi Joanna Urban. Nieznajomość przepisów sprawia, że robi się coś, co nie jest wymagane przez RODO, czasem podejmując działania wręcz odwrotne, a nawet szkodliwe. – Chroniąc dane osobowe, bywa, że bezmyślnie przekazuje się je bez żadnego uzasadnienia, chociażby w formie e-maili z nieutajnionymi adresami wszystkich klientów z bazy – przytacza taką sytuację Joanna Urban.
Bezpiecznie, skutecznie i bez zbędnych kosztów
Zgodnie z jedną z kardynalnych zasad RODO należy minimalizować przetwarzanie danych osobowych, czemu przeczy generowanie niepotrzebnych dokumentów. Specjalistka T2T System przekonana jest, że wielu firmom wydaje się, że ochrona danych osobowych polega na umieszczeniu klauzuli informacyjnej na stronie WWW i podpisaniu kilku dokumentów przez pracowników. Tak niestety nie jest.
Co więc należy zrobić, aby zabezpieczyć dane osobowe? – Zamiast męczyć klientów niepotrzebnymi pismami, należy rzeczywiście zadbać o bezpieczeństwo danych osobowych. W tym celu trzeba odpowiednio skonfigurować routery, serwery i pocztę, żeby nikt się do nich nie włamał lub nie wprowadził wirusa przypadkowym e-mailem. Należy zabezpieczyć dane na serwerach i komputerach systemem haseł, przydzielić odpowiednio uprawnienia, monitorować poprawność działania systemów – wymienia Joanna Urban rzeczywiste wymogi RODO.
T2T System w Nędzy pomaga – jak zapewnia specjalistka Joanna Urban – swoim klientom skutecznie chronić dane osobowe przetwarzane w ich firmach.
Aby pomóc swoim klientom skutecznie chronić dane osobowe przetwarzane w ich firmach, T2T System poza usługami informatycznymi, zajmuje się wdrożeniem zmian wprowadzonych przez RODO. – Zabezpieczamy dane osobowe, które niemal w każdej firmie przechowywane są w systemach komputerowych. Wiemy, jak to robić, wypracowaliśmy standardy i procedury wyznaczające sposób postępowania zgodny z tym, czego oczekuje ustawodawca. Zakupiliśmy system, który pozwala zdalnie monitorować to, co dzieje się na routerach klientów. Jesteśmy przygotowani, aby wszystko odbywało się szybko i tanio, dzięki czemu nasi klienci oszczędzają swoje pieniądze – zapewnia Joanna Urban.
Oprócz zabezpieczeń systemów informatycznych należy bezwzględnie zadbać o bezpieczeństwo danych przechowywanych w wersji papierowej. – Temu celowi służą odpowiednio opracowane procedury postępowania, które wprowadzają m.in. zasadę czystego biurka, przechowywanie danych osobowych w szafach zamykanych na klucz czy nie pozostawianie osób nieupoważnionych samych w pomieszczeniach, w których przechowuje się dane osobowe – wymienia Joanna Urban.
To proste i oczywiste czynności, które gros firm wykonywało na bieżąco zanim jeszcze ktoś słyszał o RODO. Działania te nie wymagają ani dodatkowej pracy, ani wielkich nakładów, a chronią przedsiębiorców przed bardzo dużymi karami finansowymi.
Jeśli pojawiają się wątpliwości, czy na stronie internetowej firmy powinny zostać zamieszczone komunikaty o ochronie danych lub czy nastąpiło udostępnienie danych do przetwarzania, najlepiej skontaktować się z ekspertami z T2T System w Nędzy, pod numerem tel. 509 503 589.
47-440 Nędza, ul. Jana Pawła II 25a
Materiał zewnętrzny