Nowy system kolejkowy ma usprawnić obsługę w wodzisławskim starostwie

Wydział Komunikacji i Transportu w Starostwie Powiatowym w Wodzisławiu Śl. To właśnie tam są m.in. rejestrowane samochody i wydawane prawa jazdy. Jest to także miejsce, w którym zawsze panuje spory ruch petentów, co wielokrotnie wiązało się z długim oczekiwaniem na obsłużenie. Powiatowi włodarze chcą temu zaradzić i zamierzają zmodernizować system kolejkowy.

Wymienią awaryjny system

Jak wyjaśnia nam Wojciech Raczkowski w wodzisławskiego starostwa, aktualny zawodny i awaryjny 14-letni system obsługi klientów w wydziale komunikacji i transportu zostanie wymieniony na nowoczesny system Qmatic Orchestra 7. - Znacząco ma poprawić jakość obsługi klientów - zapowiada Raczkowski. Tłumaczy, że obecny system jest już pozbawiony nie tylko jakiejkolwiek gwarancji, ale nawet tzw. wsparcia ze strony dostawcy, przez co jego naprawy są kosztowne i długotrwałe.

Będzie wiele udogodnień

- W założeniu system Qmatic Orchestra ma być wyposażony m.in. w usługę powiadomień SMS czy bilet mobilny, dzięki którym klient będzie mógł np. pobrać wirtualnie bilet z systemu w postaci kodu QR oraz monitorować z poziomu telefonu komórkowego swoją pozycję w kolejce - opisuje Wojciech Raczkowski. Dodaje, że zbędne będzie wówczas podchodzenie dodatkowo do stanowiska recepcji w wydziale. Po pobraniu biletu klient ma otrzymać także bardziej precyzyjną informację o spodziewanym czasie obsłużenia. - System ma obsługiwać zapowiedzi głosowe i powiadomienia dla klientów, a także dawać możliwość badania zadowolenia i monitorowania poziom ich satysfakcji z usług świadczonych przez nasz wydział - mówi nasz rozmówca.

Kiedy nowy system zostanie wdrożony?

Na modernizację systemy starostwo chce przeznaczyć 112 tys. zł. Kwota ta obejmuje zarówno zakup licencji na oprogramowanie, jak i osprzęt niezbędny do obsługi systemu. Wojciech Raczkowski zwraca uwagę, że wszystkie szczegóły nowego systemu zostaną ustalone w trakcie określania przedmiotu zamówienia i jego realizacji. - Termin jego wdrożenia zależny jest od terminu dostarczenia osprzętu - mówi Raczkowski dodając, że planowo modernizacja ma się zakończyć do końca roku.

Usprawnią też centralę telefoniczną

Wdrożenie nowego systemu kolejkowego to nie jedyna zmiana, jaką powiatowi włodarze planują w starostwie. - W okresie ograniczeń covidowych dość kłopotliwym dla niektórych mieszkańców było dodzwonienie się do wydziałów, które obsługują dużą liczbę osób. Niestety istniejąca w starostwie centrala telefoniczna nie kolejkowała połączeń, w rezultacie czego klient dzwoniący do danego biura, gdy po drugiej stronie toczona była rozmowa telefoniczna, nie słyszał ani dźwięku zajętości, ani też żadnej innej informacji, przez co mógł odnieść mylne wrażenie, że pracownik urzędu nie odbiera połączenia. W rzeczywistości było inaczej. Aby jednak zmienić tę sytuację, planujemy do końca roku zmodernizować centralę telefoniczną w ten sposób, że będzie ona kolejkować połączenia - zapowiada Wojciech Raczkowski.