Mała księgowość online - wFirma.pl

Mała księgowość online

Mała księgowość to aplikacja należąca do platformy wFirma.pl. Dzięki niej przedsiębiorcy otrzymują dostęp do wszystkich niezbędnych dokumentów oraz funkcji na wyciągnięcie ręki. Bez względu na to, gdzie się znajdują oraz z jakiego urządzenia korzystają, są w stanie sprawdzić bieżącą sytuację firmy i dopełnić wszelkich formalności. Jedyne czego potrzebują to dostęp do internetu, a jest to możliwe dzięki chmurowym rozwiązaniom wprowadzonym przez wFirma.pl. Aby uzyskać dostęp do małej księgowości, wystarczy przejść na stronę główną i kliknąć w przycisk “Zarejestruj się” - tu wystarczy tylko wpisać swój NIP, adres mailowy i hasło (dwa ostatnie posłużą za dane do późniejszego logowania). System sam pobierze dane firmy z bazy GUS, a użytkownik od razu może zacząć pracę. Jeśli jakieś dodatkowe informacje o firmie będą potrzebne to system w odpowiednim miejscu poprosi o ich wskazanie, nie trzeba zatem zaczynać pracy od uzupełniania pełnych ustawień konta.

Warto zaznaczyć, że zarówno rejestracja konta, jak i późniejsze logowania są możliwe za pomocą konta Facebook lub Google. Nie ulega wątpliwości, że jest to lepsze rozwiązanie niż w przypadku programów do instalowania, jak na przykład Mała Księgowość Rzeczpospolita.

Kilka powodów, dla których warto wybrać system wFirma:

1. Możliwy jest mobilny dostęp do danych księgowych firmy, z każdego urządzenia z dostępem do Internetu.
2. W porównaniu do Małej Księgowości RP, program wFirma automatycznie księguje dokumenty w KPiR, co znacząco ułatwia codzienną pracę.
3. Program wFirma posiada integrację z ZUS umożliwiającą przesyłanie deklaracji do ZUS bezpośrednio z systemu, w tym druk ZUS DRA, który będzie obowiązkowy od 2022 r.
4. System wFirma posiada wbudowany OCR, który automatycznie księguje wydatki w KPiR. To rozwiązanie odczytuje dane faktury ze zdjęcia lub pdf i zapisuje powstałą w systemie fakturę w wersji roboczej, by w wolnej chwili do niej wrócić i sprawdzić poprawność danych.
5. W porównaniu do wielu innych programów do księgowości, wFirma zapewnia oprogramowanie zawsze zgodne z obowiązującymi przepisami, bez obowiązku pobierania aktualizacji przez użytkownika systemu.
6. W pakiecie z Asystentem, użytkownik systemu wFirma otrzymuje swojego opiekuna, który odpowiada na pytania klientów w sposób zrozumiały i wystarczająco rozbudowany, by rozwiązać problem. Taki asystent podsyła również pomocne artykuły, które dodatkowo pogłębiają temat.

W przypadku programów komputerowych istnieje ryzyko utraty danych, szczególnie w przypadku uszkodzenia, czy kradzieży komputera. W takiej sytuacji użytkownik traci wszystkie dane księgowe. W przypadku księgowości online, przechowywanie informacji w profesjonalnych serwerowniach gwarantuje ich bezpieczeństwo oraz swobodny dostęp pod warunkiem posiadania odpowiednich uprawnień. Wykupując pakiet mała księgowość online wFirma.pl, przedsiębiorca otrzymuje możliwość dodania nielimitowanej liczby użytkowników oraz wystawiania dokumentów bez ograniczeń. W tym samym czasie w systemu może korzystać wielu pracowników i z różnych lokalizacji.  Natomiast w rozwiązaniu proponowanym przez Rzeczpospolitą praca na kilku komputerach jest dopuszczalna jedynie, kiedy podpięte są do tej samej sieci lokalnej. Korzystając z systemu wFirma.pl wystarczy dowolne urządzenie z dostępem online by mieć dostęp do danych księgowych swojej firmy.

– Oprogramowanie mała księgowość online to swobodny dostęp do ważnych informacji z każdego miejsca. Nie trzeba pamiętać o noszeniu ze sobą wszędzie służbowego laptopa. Nie ma drugiego tak dobrego i wielofunkcyjnego rozwiązania. – właściciel sklepu odzieżowego, klient wFirma.pl. 

KPiR w małej księgowości online dla małych i mikro przedsiębiorców

Mała księgowość online gwarantuje dostęp do niezbędnych funkcji z różnymi formami opodatkowania. Program umożliwia zarówno prowadzenie KPiR online, rejestrów VAT oraz ewidencji przychodów dla ryczałtowców. System wFirma posiada największą automatyzację spośród innych systemów.

Dzięki niej program jest w stanie sam zaksięgować wszystkie zdarzenia do KPiR oraz rejestrów VAT. Dokonuje tego na podstawie:

- wystawianych faktur,

- rozczytanych przez OCR wydatków (wystarczy wgrać plik z fakturą  a system sa ja odczyta),

- składek ZUS, oznaczonych w systemie jako zapłacone,

- wprowadzonego do ewidencji środków trwałych sprzętu/samochodu.

Klient pracuje na bieżąco a system sam uzupełnia ewidencje w sposób odpowiadający wymogom prawa. Po zakończonym miesiącu, po stronie użytkownika leży obowiązek wygenerowania jednym kliknięciem JPK V7 i zaliczki na PIT.

Sprzedaż w małej księgowości online

W zakładce “Sprzedaż” możemy wystawić wszystkie rodzaje faktur: fakturę VAT, fakturę zaliczkową lub końcową, fakturę VAT marża, fakturę z metodą kasową VAT czy fakturę bez VAT dla nievatowców, paragon fiskalny, a także notę księgową.

Jeżeli zdecydujemy się wystawić fakturę VAT, wystarczy kilka kliknięć, aby dokument został automatycznie uzupełniony i wygenerowany. W sekcji “Podstawowe informacje” użytkownik musi podać nazwę lub NIP klienta, a system sam wyszuka go w naszej bazie. Jeśli dany kontrahent się w niej nie znajduje, program na podstawie NIP automatycznie pobierze dane z GUS. Odejmuje to przykry obowiązek uzupełniania wszystkich danych ręcznie i tym samym wystąpienia błędów.  Następnie w części “Księgowe” system ma kilka dodatkowych opcji, które mogą się przydać w niecodziennych sytuacjach. Można m.in. wybrać czy dany dokument ma zostać zaksięgowany do VAT i KPiR czy też z jakiegoś powodu ma nie być ujmowany w ewidencjach. Natomiast w zakładce “Zaawansowane” można ustawić walutę obcą, wybrać język spośród 8 dostępnych, szablon wydruku, a także automatyczne odliczenie ilości sprzedanego produktu od stanu magazynu.

Po zatwierdzeniu uzupełnionych informacji faktura pojawi się w spisie dokumentów sprzedaży. Jeżeli zaznaczymy wybrane pozycje, możemy je rozliczyć z nabywcą, korygować, wysyłać do kontrahentów (wiadomość e-mail, SMS, Pocztą Polską) oraz wydrukować. Ciekawą funkcją jest możliwość ustawienia faktur automatycznych. Sprawdzają się one w sytuacji, gdy mamy powtarzalne comiesięczne przychody. W programie możemy ustawić, aby system sam w określonym czasie wystawiał faktury na wybranego kontrahenta i wysłał mailem.

Dodatkowo warto zwrócić uwagę na zakładkę “Windykacja”, która umożliwi nam prowadzenie dokumentacji dotyczącej dłużników oraz ich wierzytelności. Jest to szczególnie pomocne rozwiązanie w przypadku problemu z nieterminowymi płatnościami kontrahentów. System pozwala zaprogramować automatyczne wysyłanie wiadomości z wezwaniem do zapłaty, ale również z podziękowaniem za terminową płatność. Wygenerowane wezwanie może zostać przesłane pocztą tradycyjną, e-mailem lub SMS-em. Mimo iż wiele osób początkowo nie docenia tego rozwiązania, warto wiedzieć, iż zautomatyzowany proces windykacyjny uruchomiony w odpowiednim terminie to 90% szans na odzyskanie należności. Użytkownik wFirmy może liczyć także na przypomnienie dotyczące możliwości skorzystania z ulg na złe długi i odzyskania należnego podatku VAT z tytułu płatności przeterminowanych o co najmniej 90 dni.

Użytkownik w ramach pakietu zawsze może liczyć na pomoc techniczną. Do tego, w każdym momencie może skorzystać ze strony pomoc.wfirma.pl, gdzie znajdują się szczegółowe opisy wszystkich funkcji, a artykuły są zawsze aktualne i prowadzą użytkownika krok po kroku po możliwościach systemu wFirma.

Pomoc ze strony ekspertów

Przepisy podatkowe podlegają ciągłym zmianom. Nic więc dziwnego, że czasami pojawiają się problemy z zapamiętaniem wszystkich regulacji. Dlatego też w małej księgowości online wFirma.pl aktualizacje wykonywane są na bieżąco, by program odpowiadał wymogom prawa. Oprócz tego, w razie potrzeby użytkownik może liczyć na fachową pomoc ekspertów księgowych, przechodząc do kolejnych działów lub zgłaszając się do odpowiedniej osoby przez kliknięcie symbolu pytajnika na niebieskim tle.

Każdego miesiąca, w większości przedsiębiorcy mają powtarzalne zdarzenia księgowe. W sytuacji, gdy pojawi się coś nowego i stanowi problem do samodzielnego zaksięgowanie, np. zakup reklamy na Facebooku, czy zakup sprzętu z Amazona z dostawą z innego kraju UE, to dzięki funkcji Asystenta użytkownik:

- uzyska informację, jak zaksięgować,

- w przypadku, gdy wiąże się to z dodatkowymi obowiązkami względem Urzędu Skarbowego (np. wymóg rejestracji do VAT UE czy złożenie odpowiedniej deklaracji), zostanie on o tym poinformowany oraz poinstruowany, jak to zrobić,

- otrzyma link do artykułu ze strony pomoc.wfirma.pl z omówieniem krop po kroku i ze screenami z systemu,

- otrzyma dodatkowe materiały omawiające dane zagadnienie.

Jak wspominaliśmy wcześniej, nasz Asystent ma rolę opiekuna.

Intuicyjny i wygodny pulpit główny

Korzystając z systemu wFirma.pl masz możliwość wyboru jakie informacje mają być widoczne na stronie głównej dzięki funkcji DASHBOARD. Pulpit główny zawiera zbiór modułów z ważnymi informacjami, które użytkownik może dostosować do swoich potrzeb. Dzięki czemu po zalogowaniu ma od razu bezpośredni dostęp do danych i narzędzi.

Z poziomu dashboardu istnieje możliwość używania skrótów: wystaw fakturę, księguj wydatek z ORC, generowania deklaracji lub dodania ważnych terminów. Na stronie startowej można korzystać także z licznych modułów: prognoza podatków PIT oraz VAT, należności i zobowiązania, podatki deklaracje, wyniki firmy, kalendarz, notatki, terminy. Wybrane moduły można przesuwać w dowolne miejsce na stronie głównej lub w dowolnym momencie je wyłączyć. Najważniejszą funkcją dashboardu jest szybki wgląd w dane związane z bieżącym okresem dla firmy. Jeśli będzie potrzeba by wyświetlić większą ilości danych, istnieje możliwość kliknięcia przycisku WIĘCEJ, co pozwoli na przejście do odpowiedniej zakładki w systemie, bądź wyświetlenia bardziej szczegółowych informacji o danym obszarze.

Ewidencja środków trwałych

Większość przedsiębiorców posiada przynajmniej jeden środek trwały, często jest nim samochód. W systemie wFirma bardzo łatwo można go wprowadzić do ewidencji środków trwałych, a system automatycznie przypisze odpowiednią stawkę amortyzacji  i będzie dokonywać co miesiąc księgowania odpisów amortyzacyjnych w kosztach. Po stronie użytkownika leży obowiązek ujęcia za pierwszym razem dokumentu zakupu. Warto zaznaczyć, że w zakładce “Środki trwałe” możemy uwzględnić również wartość niematerialną i prawną, a po dodaniu kolejnych pozycji otrzymamy listę środków trwałych, którymi dysponuje nasza firma.

Dostarczanie deklaracji i raportów JPK

Jedną z najważniejszych zalet oprogramowania mała księgowość online jest pełna integracja z Ministerstwem Finansów oraz Zakładem Ubezpieczeń Społecznych. Dzięki temu mamy możliwość przesyłania wszystkich ważnych dokumentów z poziomu narzędzia, bez konieczności korzystania z innych stron lub aplikacji. W ten sposób możemy dostarczyć raporty JPK bezpośrednio do MF, natomiast deklaracje zgłoszeniowe i rozliczeniowe do ZUS-u. Co ważne, deklaracje ZUS DRA od 2022 roku należy wysyłać obowiązkowo do ZUS. Wielu przedsiębiorców szczególnie docenia za to system wFirma.

Podsumowanie małej księgowości online wfirma.pl

Mała księgowość online wfirma.pl gwarantuje nam dostęp do wszystkich funkcji, które są niezbędne w prowadzeniu księgowości własnej firmy. W przypadku problemów zawsze możemy skorzystać z porad ekspertów księgowych oraz kadrowych, kupując pakiet Księgowość online z Asystentem w cenie 59 zł. Przedsiębiorca nie musi zatrudniać dodatkowego pracownika na stanowisku księgowego lub korzystać z płatnych usług biur rachunkowych. Warto również zwrócić uwagę na możliwość zarządzania kontaktami, planowania spotkań, zlecenia nowych zadań za pomocą sekcji CRM. Na koniec przytoczmy opinie jednego z klientów, która podkreśla to, co najważniejsze w platformie wfirma.pl.

– Korzystanie z małej księgowości online jest intuicyjne. W razie problemów na każdym kroku można liczyć na pomoc ekspertów. Jako właścicielka małego przedsiębiorstwa mogę z czystym sumieniem polecić je przedsiębiorcom, którym zależy na swobodnym dostępie do danych i przystępnym zarządzaniu księgowością – mówi właścicielka składu z materiałami budowlanymi, klientka wfirma.pl