Bezpieczna archiwizacja dokumentów elektronicznych – co to znaczy?

Archiwizacja dokumentów elektronicznych: 2 modele

Archiwizacja dokumentów elektronicznych może być prowadzona w dwóch modelach systemu: SaaS oraz on-premise. Czym się one różnią?

• Archiwizacja dokumentów w modelu SaaS wpisuje się w usługi chmurowe. Oznacza to, że pliki cyfrowe są przechowywane w wirtualnym archiwum, w chmurze. Jest ono dostępne online dla uprawnionych użytkowników, którzy mają odpowiednie dane dostępowe. Ta metoda przechowywania dokumentów elektronicznych – pod warunkiem wyboru doświadczonego, sprawdzonego dostawcy usług – może być bezpieczniejsza. Nie ma bowiem ryzyka, że np. uszkodzenie wewnętrznego serwera w firmie doprowadzi do utraty potrzebnych danych.
• Cyfrowe archiwum w modelu „on premise” zakłada zainstalowanie aplikacji serwerowej lokalnie, w ramach infrastruktury firmy. Ta opcja może być dobrym wyborem, zwłaszcza przy przechowywaniu danych wyjątkowo wrażliwych, których „wyciek” mógłby nieść za sobą bardzo poważne konsekwencje.

Każdy z tych modeli ma swoje wady i zalety. Jednak oba – pod warunkiem współpracy z zaufanym partnerem – gwarantują wysokie bezpieczeństwo dokumentów oraz ich archiwizację z zachowaniem wymogów ustawowych. Te dotyczące przechowywania faktur elektronicznych są związane z:

• możliwością weryfikacji autentyczności pochodzenia dokumentu;
• potwierdzeniem integralności treści e-faktury;
• czytelnością dokumentu elektronicznego.

Wszystkie można spełnić w ramach cyfrowego archiwum, np. oferowanego przez EDITEL.

Dowiedz się więcej na stronie: https://www.editel.pl/rozwiazania-edi/cyfrowe-archiwum/

Nie tylko bezpieczeństwo – poznaj korzyści z archiwizacji dokumentów elektronicznych

Stworzenie cyfrowego archiwum spełniającego wymogi ustawowe (m.in. dyrektywy UE 210/45) pozwala zadbać o bezpieczeństwo przechowywanych danych. Zostaną zabezpieczone z zachowaniem najwyższych standardów przed wyciekiem czy zniszczeniem. To jednak nie koniec atutów tego rozwiązania.

Warto pamiętać, że archiwizacja dokumentów elektronicznych wiąże się z:

• łatwym dostępem do danych online – tak, aby móc z nich skorzystać w dowolnym momencie;
• możliwością archiwizowania dokumentów w dowolnym formacie;
• opcją wizualizacji i/lub drukowania czytelnych kopii dokumentów elektronicznych;
• ułatwieniem dostępu do dokumentacji dla audytorów podatkowych, jeżeli organizacja przechodzi kontrolę.

Co ważne, cyfrowa archiwizacja dokumentów pozwala przechowywać dane przez dowolny okres i zapewnia ich pełną integralność. Odpowiednio wybrany system zapewni również dostęp do zintegrowanego interfejsu do usługi EDI. To kolejny krok w stronę usprawnienia obiegu dokumentów i podniesienia bezpieczeństwa ich przepływu.

Archiwizacja dokumentów elektronicznych – zadbaj o profesjonalne wdrożenie

Rozważasz wdrożenie cyfrowego archiwum w firmie lub organizacji? To inwestycja w bezpieczeństwo i ułatwienie pracy z dokumentami. Pamiętaj jednak, że archiwizacja dokumentów elektronicznych musi przebiegać w zgodzie z przepisami prawa polskiego i wspólnotowego. Dlatego warto powierzyć wdrożenie odpowiedzialnemu partnerowi – takiemu, który zapewnia rozwiązania wpisującego się wymogi prawne i funkcjonalne. Ten wymóg spełnia np. EDITEL. Podjęcie współpracy z ekspertami to gwarancja, że powstała baza danych spełni Twoje oczekiwania w 100% – zarówno pod kątem bezpieczeństwa, jak i w wymiarze praktycznym.